MANAJEMEN PROYEK
Proyek-proyek pengembangan sistem yang pertama dikelola oleh manajer unit
TI, dengan dibantu oleh manajer dari analisis sistem, pemrograman, dan operasi.
Melalui percobaan, tanggung jawab manajemen secara bertahap telah mencapai
tingkat manajemen yang lebih tinggi yaitu tingkat strategis dalam kebanyakan
kasus. Dewasa ini, dimungkinkan bagi manajemen siklus hidup untuk mencakup
beberapa tingkat organisasi dan melibatkan manajer-manajer di luar lingkup TI.
Figur 7.17 menunjukkan sifat hierarkis dari manajemen proyek. Dalam contoh ini,
terdapat lima proyek pengembangan yang sedang berjalan pada waktu yang
bersamaan, semuanya dikelola oleh steering
committee SIM.
Ketika sistem
memiliki nilai strategis atau pengaruhnya meliputi keseluruhan organisasi,
direktur utama atau komite eksekutif perusahaan dapat memutuskan untuk
mengawasi sendiri proyek pengembangan tersebut. Banyak perusahaan membentuk
satu komite khusus di bawah tingkat komite eksekutif yang menerima tanggung
jawab untuk mengawasi seluruh proyek sistem. Ketika tujuan dari dibentuknya
sebuah komite adalah untuk memberikan panduan, arah, dan kendali secara terus
menerus, maka ia disebut sebagai steering
committee (komite pengarah).
Steering Committee SIM
Ketika sebuah perusahaan membentuk satu steering committee dengan tujuan untuk mengarahkan penggunaan
sumber daya komputasi perusahaan, maka nama steering
committee SIM selalu terdiri atas para eksekutif puncak. Sedangkan anggota
sementara terdiri atas manajer-manajer di tingkat yang lebih rendah dan para
konsultan yang ikut berpartisipasi sepanjang keahlian mereka dibutuhkan.
steering committee SIM menjalankan tiga fungsi utama :
·
Menciptakan kebijakan yang memastikan dukungan komputer
untuk mencapai sasaran strategis perusahaan.
·
Melakukan pengendalian fiskal dengan bertindak sebagai yang
berwenang dalam memberikan persetujuan untuk seluruh permintaan akan pendanaan
yang berhubungan dengan komputer.
·
Menyelesaikan perselisihan yang terjadi sehubungan dengan
prioritas penggunaan komputer.
Jadi secara tidak langsung steering
committee SIM adalah melaksanakan seluruh strategi yang dibuat oleh komite
eksekutif maupun rencana strategis untuk sumber daya informasi.
Dengan
memusatkan manajemen siklus hidup sistem dalam steering committee, maka akan didapatkan dua keuntungan. Yaitu
meningkatnya kemungkinan :
·
Komputer
akan digunakan untuk mendukung pengguna di seluruh perusahaan.
·
Proyek-proyek
komputer akan memiliki ciri-ciri perencanaan dan pengendalian yang baik.
Steering committee SIM adalah bukti yang paling nyata
bahwa perusahaan memang berniat untuk menjadikan sumber daya informasi tersedia
bagi seluruh pengguna yang benar-benar membutuhkannya.
Kepemimpinan Proyek
Steering committee SIM jarang ikut terlibat langsung
dengan detail pekerjaan. Tanggung jawab itu jatuh ke tangan tim proyek. Tim
proyek meliputi semua orang yang ikut berpartisipasi dalam pengembangan sistem
informasi. Satu tim dapat memiliki anggota hingga selusin, yang terdiri atas
gabungan beberapa orang pengguna, spesialisasi informasi, dan mungkin auditor
internal. Auditor akan memastikan bahwa desain sistem telah memenuhi beberapa
persyaratan tertentu dilihat dari segi keakuratan, pengendalian, keamanan, dan
auditabilitas. Aktivitas tim akan diarahkan oleh seorang ketua tim atau pimpinan
proyek yang memberikan arahan di sepanjang masa proyek. Berbeda dari steering committee SIM, tim proyek
tidaklah bersifat terus menerus; biasanya akan dibubarkan ketika implementasi
telah selesai dilaksanakan.
Mekanisme Manajemen Proyek
Dasar dari manajemen proyek adalah rencana proyek yang dibuat selama
tahap investigasi awal ketika metodologi pengembangan berfase diikuti. Setelah
tujuan-tujuan proyek, kendala, dan ruang lingkupnya telah selesai
didefinisikann kita akan dapat mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan yang harus
dilaksanakan. Rencana ini pertama-tama dirancang dalam bentuk umum dan
selanjutnya dibuat menjadi lebih spesifik. Satu format yang populer untuk
rencana terinci adalah grafik Grantt, yang mengidentifikasi
pekerjaan-pekerjaan, siapa yang akan melaksanakannya, dan kapan akan
dilaksanakan. Grafik Gantt (Gantt Chart) adalah sebuah grafik batang horizontal
yang mencantumkan satu grafik batang untuk setiap pekerjaan yang dilaksanakan.
Grafik-grafik batang tersebut disusun dalam urut-urutan waktu. Jumlah pekerjaan
akan meningkat seiring dengan semakin kompleksnya proyek. Proyek yang sederhana
sekalipun dapat melibatkan seratus atau lebih pekerjaan.
Satu pelengkap bagi grafik Gantt adalah diagram jaringan. Diagram
jaringan (network diagram) yang
disebut juga diagram CPM (Critical Path
Method) atau PERT (Program Evaluation and Review Technique), adalah sebuah
gambar yang mengidentifikasikan aktivitas-aktivitas dan menghubungkannya dengan
panah-panah untuk menunjukkan urutan-urutan pengerjaan. Microsoft Project,
system peranti lunak manajemen proyek dari Microsoft, akan membuat diagram
jaringan secara otomatis dari data grafik Grantt.
Grafik Grantt dan diagram jaringan
adalah contoh dari laporan grafis. Laporan naratif, dalam bentuk laporan tertulis
mingguan yang dibuat oleh pimpinan proyek, memberikan alternative komunikasi
informasi proyek lainnya bagi steering
committee SIM. Komite akan melakukan pertemuan secara berkala, dan pimpinan
proyek akan melengkapi laporan-laporan tertulis mereka dengan laporan lisan
yang meninjau kemajuan, mengidentifikasi tantangan-tantangan, dan menyebutkan
tindakan-tindakan di masa mendatang. Dengan cara ini, komite akan dapat tetap
terus mengikuti perkembangan masing-masing proyek dan mengambil keputusan yang ditujukan
untuk memastikan bahwa proyek akan dapat diselesaikan dengan sukses dan berada
dalam batasan waktu dan anggaran.
Dukungan Web bagi Manajemen Proyek
Selain system manajemen proyek
berbasis peranti lunak seperti Microsoft Project, dukungan juga dapat diperoleh
dari internet. Sebagai contoh Logic Software, sebuah perusahaan yang berbasis
di Toronto, menawarkan sebuah system manajemen proyek yang disebut
EasyProjects.net. Perusahaan tersebut juga menawarkan kursus manajemen proyek
secara online sebagai bantuan bagi perusahaan untuk meningkatkan pengetahuan
manajemen proyek para karyawannya.
MENGESTIMASI BIAYA PROYEK
Mengestimasikan
waktu dan uang yang dibutuhkan untuk mengembangkan sebuah system telah lama
menjadi satu tugas yang menantang. Akan tetapi, lambat laun telah diciptakan
banyak metode yang dapat digunakan untuk mengestimasi biaya dan jadwal proyek.
Semua metode ini kurang lebih mengandalkan pada tiga komponen :
- Informasi mengenai system tertentu yang sedang dibuat
dan orang yang akan melakukan pengembangan.
- Pengalaman historis.
- Pengetahuan mengenai proses pengembangan peranti lunak
dan alat-alat serta tehnik estimasi.
Input Pengestimasian Biaya
Sebuah work breakdown structure
(WBS) mengidentifikasikan aktivitas-aktvitas proyek yang akan membutuhkan
sumber daya. Contoh WBS adalah grafik Gantt dan diagram jaringan. Kebutuhan
sumber daya (resources requirement) mencantumkan sumber daya tertentu yang akan
dibutuhkan dan berapa jumlahnya. Tarif sumber daya (resources rates) adalah biaya per unit untuk setiap jenis sumber
daya. Estimasi durasi aktivitas (activity
duration estimates) menyebutkan periode pekerjaan yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan aktivitas. Informasi historis (historical information) terdiri atas file-file dari data proyek
masa lalu, basis data pengestimasian biaya komersial, dan pengetahuan tim
proyek.
Alat-alat dan Tehnik Estimasi Biaya
Estimasi analogis (analogous
estimating) menggunakan biaya actual proyek-proyek serupa yang telah
dilakukan di masa lalu sebagai dasar untuk memproyeksikan biaya dari proyek
yang sedang dipertimbangkan. Tehnik ini digunakan ketika hanya terdapat sedikit
informasi lain yang tersedia. Teknik ini lebih murah daripada teknik-teknik
yang lain tetapi pada umumnya kurang akurat.
Estimasi dari bawah keatas (bottom-up
estimating) dimulai dengan detail, seperti aktivitas di dalam grafik Gantt,
lalu mengalikannya dengan data biaya, seperti tarif per jam untuk karyawan,
untuk menghasilkan estimasi biaya proyek. Semakin banyak detail awal maka akan
semakin akurat hasil yang diperkirakan.
Alat-alat terkomputerisasi (computerized tools) dapat digunakan secara
terpisah atau untuk menyederhanakan alat-alat yang baru saja diuraikan. Satu
sumber bagi alat-alat terkomputerisasi adalah WWW.CONSTRUX.COM.
Model-model matematis (mathematical
model) dapat digunakan untuk menguantifikasi karakteristik proyek dan
membuat simulasi dari berbagai macam skenario. Hasil output teknik ini akan
paling akurat ketika data historisnya akurat, karakteristiknya dapat
dikuantifikasi dengan mudah, dan model tersebut dapat diatur skalanya hingga
dapat menangani ukuran proyek dalam rentang yang lebar.
Output Pengestimasian Biaya
Estimasi biaya dibuat untuk seluruh
sumber daya yang dibebankan ke proyek dan biasanya dinyatakan dalam unit-unit
keuangan yang berlaku, seperti Dolar atau Euro. Estimasi ini dapat
disempurnakan kembali selama proyek berlangsung untuk mencerminkan tambahan
informasi seiring dengan semakin jelasnya proyek tersebut. Detail-detail
pendukung mendokumentasikan bagaimana estimasi tersebut dihitung dan setiap
asumsi-asumsi yang diambil. Rencana manajemen biaya (cost management plan) menjelaskan bagaimana varians biaya akan
dikelola.
Komentar
Posting Komentar