Pendelegasian Wewenang

Pendelegasian wewenang

PENDAHULUAN :

Pendelegasian wewenang merupakan sesuatu yang vital dalam organisasi kantor. Atasan perlu melakukan pendelegasian wewenang agar mereka bisa menjalankan operasi manajemen dengan baik. Selain itu, pendelegasian wewenang adalah konsekuensi logis dari semakin besarnya organisasi. Bila seorang atasan tidak mau mendelegasikan wewenang, maka sesungguhnya organisasi itu tidak butuh siapa-siapa selain dia sendiri.Bila atasan menghadapi banyak pekerjaan yang tak dapat dilaksanakan oleh satu orang, maka ia perlu melakukan delegasi. Pendelegasian juga dilakukan agar manajer dapat mengembangkan bawahan sehingga lebih memperkuat organisasi, terutama di saat terjadi perubahan susunan manajemen.

Yang penting disadari adalah di saat kita mendelegasikan wewenang kita memberikan otoritas pada orang lain, namun kita sebenarnya tidak kehilangan otoritas orisinilnya. Ini yang sering dikhawatirkan oleh banyak orang. Mereka takut bila mereka melakukan delegasi, mereka kehilangan wewenang, padahal tidak, karena tanggung jawab tetap berada pada sang atasan. Berikut ada tips bagaimana mengusahakan agar para atasan mau mendelegasikan wewenang.

Ciptakan budaya kerja yang membuat orang bebas dari perasaan takut gagal/salah.

Keengganan seorang atasan/manajer untuk mendelegasikan wewenang biasanya dikarenakan mereka takut kalau-kalau tugas mereka gagal dikerjakan dengan baik oleh orang lain. Ini perlu diatasi dengan mendorong mereka untuk berani menanggung resiko. Hanya dengan berani menanggung resikolah perusahaan akan mendapatkan manajer-manajer yang handal dan berpengalaman. Ciptakan budaya bahwa pendelegasian wewenang adalah upaya agar manajer anda menjadi semakin matang. Pendelegasian wewenang bukan sebuah hukuman yang mengurangi kekuasaan manajer, namun membuka kesempatan bagi pengembangan diri mereka dan bawahan.Jadikan pendelegasian wewenang sebagai bagian dari proses perbaikan.

Tips Agar Atasan Mau Mendelegasikan Wewenang

Salah satu efek pendelegasian wewenang adalah pengungkapan kelemahan-kelemahan dalam suatu pekerjaan. Tentu akan sangat tidak mengenakkan bagi seorang manajer bila kelemahan kerja mereka diketahui. Karenanya, yakinkan bahwa pendelegasian wewenang sama sekali bukan untuk menghukum mereka, namun sebagai bagian dari proses perbaikan kerja secara keseluruhan. Mungkin juga sebuah pendelegasian tidak memperbaiki apa-apa, namun setidaknya mendorong manajer anda untuk berpikir untuk memperbaiki dirinya sendiri.Dorong agar manajer anda merasa pasti dan aman.

Seringkali ada keinginan pada seseorang untuk melakukan suatu pekerjaan itu sendiri. Mereka ingin merasakan kepuasan pribadi bila mengerjakannya sendiri. Biasanya mereka memiliki kemampuan yang memadai namun tidak merasa pasti akan pekerjaannya. Untuk itulah anda perlu menunjukkan bahwa pekerjaan yang dihasilkan sebuah tim tidak mengurangi mutu kerja yang diinginkannya. Tunjukkan keyakinan anda bahwa ia tetap melakukan sesuatu yang baik meski melalui tangan orang lain. Pastikan pula bahwa anda tidak sedang menarik wewenang itu darinya, justru kini ia menempati suatu posisi baru yang membuatnya bisa melihat cakrawala pekerjaan lebih luas. Berikut adalah beberapa tips agar atasan mau mendelegasikan wewenang :

• Didiklah manajer anda untuk tetap bisa mengendalikan pekerjaannya dengan baik.

Manajer yang belum tahu bagaimana mengendalikan pekerjaan yang didelegasikan tidak akan bisa mendelegasikan wewenang. Oleh karena itu anda harus mengajari mereka bagaimana mereka bisa tetap mengendalikan pekerjaan yang didelegasikan itu dengan baik. Ini yang dinamakan tanggung jawab. Ajari bagaimana manajer anda meminta laporan secara periodik dari bawahannya, atau mengadakan pertemuan untuk membahas pencapaian tujuan dan sasaran pekerjaan. Tanpa bekal ini, tak seorang manajer mau mendelegasikan wewenang, kecuali ia seorang pemalas.

• Tentukan mana yang bisa didelegasikan dan mana yang harus dikerjakan sendiri

Tidak semua pekerjaan bisa didelegasikan begitu saja. Bila semua pekerjaan dan tanggung jawab habis didelegasikan, maka seseorang tak perlu melakukan apa-apa. Tentukan dengan jelas mana-mana yang anda ingin ia mengerjakannya sendiri, sesuai dengan kualifikasi dan tanggung jawab langsungnya, mana yang bisa didelegasikan pada orang lain. Dengan demikian anda memberikan kepastian pada manajer itu untuk mengetahui apa-apa yang anda inginkan darinya.

• Pilihlah penerima delegasi dengan cermat dan baik.

Keengganan manajer melakukan delegasi karena mereka takut wewenang itu akan disalahgunakan oleh bawahannya. Atau, bawahannya tidak akan mampu melakukan sebaik yang ia lakukan. Oleh karena itu pilihlah secara cermat dan bijak bawahan yang pantas menerima delegasi. Jangan pilih sembarang orang. Konsekuensi pendelegasian wewenang adalah upaya untuk mengembangkan bawahan. Ini termasuk menuntut bawahan untuk benar-benar bertanggung jawab atas wewenang yang diberikannya.

• Kembangkan para bawahan agar mampu melakukan pekerjaan dengan baik.

Bila sebuah wewenang telah didelegasikan, maka anda, selaku pimpinan perusahaan, harus mengupayakan agar manajer yang menjadi bawahan anda berhasil mengendalikan pekerjaannya, sekaligus mengembangkan staff bawahan agar berhasil mengerjakan pekerjaan yang didelegasikan padanya. Kedua belah pihak memerlukan bantuan anda. Mengembangkan bawahan bertujuan agar bawahan bisa bekerja dengan baik, sekaligus agar manejer pemberi delegasi tetap bisa mempertanggungjawabkan pendelegasian itu dengan baik.

• Ciptakan budaya kerja tim.

Dalam organisasi, selalu ada saja orang-orang yang ingin mendominasi. Mereka ingin mengumpulkan wewenang sebanyak-banyaknya. Atau sebaliknya ada saja orang-orang yang menghindari masalah dan menolak setiap tanggung jawab. Tugas anda sebagai pimpinan perusahaan adalah menunjukkan tujuan yang jelas bagi semua pihak sehingga terciptakan sebuah budaya kerja tim. Tidak ada pengakuan kerja hanya pada pribadi-pribad tertentu, melainkan pada upaya-upaya kelompok. Tidak ada orang yang tidak bisa digantikan, melainkan sebuah tim pemenang.

Pendelegasian

Pendelegasian (pelimpahan wewenang) merupakan salah satu elemen penting dalam fungsi pembinaan. Sebagai manajer perawat dan bidan menerima prinsip-prinsip delegasi agar menjadi lebih produktif dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Delegasi wewenang adalah proses dimana manajer mengalokasikan wewenang kepada bawahannya.

Ada empat kegiatan dalam delegasi wewenang:

1. Manager perawat/bidan menetapkan dan memberikan tugas dan tujuannya kepada orang yang diberi pelimpahan;
2. Manajer melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan;
3. Perawat/bidan yang menerima delegasi baik eksplisit maupun implisit menimbulkan kewajiban dan tanggung jawab.
4. Manajer perawat/bidan menerima pertanggungjawaban (akontabilitas) atas hasil yang telah dicapai.

Alasan pendelegasian :

Ada beberapa alasan mengapa pendelegasian diperlukan.

1. Pendelegasian memungkinkan manajer perawat/bidan mencapai hasil yang lebih baik dari pada semua kegiatan ditangani sendiri.
2. Agar organisasi berjalan lebih efisien.
3. Pendelegasian memungkinkan manajer perawat/bidan dapat memusatkan perhatian terhadap tugas-tugas prioritas yang lebih penting.

4. Dengan pendelegasian, memungkinkan bawahan untuk tumbuh dan berkembang, bahkan dapat dipergunakan sebagai bahan informasi untuk belajar dari kesalahan atau keberhasilan.

Manajer perawat/bidan seharusnya lebih cermat dalam mendelegasikan tugas dan wewenangnya, mengingat kegiatan perawat dan bidan berhubungan dengan keselamatan orang lain (pasen). Oleh karena itu sebelum mendelegasikan tugas/wewenang hendaknya dipahami benar tingkat kemampuan dari perawat/bidan yang akan diberikan delegasi.

Cara manajer perawat/bidan dalam melakukan pendelegasian

1. Membuat perencanaan ke depan dan mencegah masalah.
2. Menetapkan tujuan dan sasaran yang realistis
3. Menyetujui standar kerja
4. Menyelaraskan tugas atau kewajiban dengan kemampuan bawahan
5. Melatih dan mengembangkan staf bawahan dengan memberikan tugas dan wewenang baik secara tertulis maupun lisan.
6. Melakukan kontrol dan mengkoordinasikan pekerjaan bawahan dengan mengukur pencapaian tujuan berdasarkan standar serta memberikan umpan balik prestasi yang dicapai.
7. Kunjungi bawahan lebih sering dan dengarkan keluhan - keluhannya.
8. Bantu mereka untuk memecahkan masalahnya dengan memberikan ide ide baru yang bermanfaat.
9. Memberikan ‘reward’ atas hasil yang dicapai.
10. Jangan mengambil kembali tugas yang sudah didelegasikan.

Teknik pendelegasian

Manajer perawat/bidan pada seluruh tingkatan dapat menyiapkan tugas-tugas yang dapat didelegasikan dari eksekutif perawat sampai eksekutif departemen atau kepala unit, dan dari kepala unit sampai perawat/bidan klinis. Delegasi mencakup kewenangan untuk persetujuan, rekomendasi atau pelaksanaan. Tugas-tugas seharusnya dirangking dengan waktu yang diperlukan untuk melaksanakannya dan sebaiknya satu kewajiban didelegasikan pada satu waktu.

Kapan tidak perlu dilakukan delegasi

Hindari mendelegasikan kekuasaan dan tetap mempertahankan moral dalam pelaksanaannya. Kontrol dilakukan khusus pada pekerjaan yang sangat teknis atau tugas tugas yang melibatkan kepercayaan. Hal ini merupakan hal yang kompleks dalam manajemen keperawatan/kebidanan, sehingga memerlukan pengetahuan dan kemampuan yang khusus. Manajer perawat/bidan yang akan menangani hal tersebut seharusnya memiliki kemampuan ilmu manajemen dan perilaku. Mendelegasikan tugas dan tanggung jawab dapat menyebabkan perawat/bidan klinis berasumsi bahwa manajer tidak mampu untuk menangani tanggung jawab kepemimpinannya terhadap manajemen keperawatan/kebidanan.

Keengganan manajer melakukan delegasi karena mereka takut wewenang itu akan disalahgunakan oleh bawahannya. Atau, bawahannya tidak akan mampu melakukan sebaik yang ia lakukan. Oleh karena itu pilihlah secara cermat dan bijak bawahan yang pantas menerima delegasi. Jangan pilih sembarang orang. Konsekuensi pendelegasian wewenang adalah upaya untuk mengembangkan bawahan. Ini termasuk menuntut bawahan untuk benar-benar bertanggung jawab atas wewenang yang diberikannya.

Hambatan - Hambatan Pendelegasian

• Hambatan hambatan pada delegator

1. Kemampuan yang diragukan oleh dirinya sendiri

2. Meyakini bahwa seseorang “mengetahui semua rincian”

3. “Saya dapat melakukannya lebih baik oleh diri saya sendiri” buah pikiran yang keliru.

4. Kurangnya pengalaman dalam pekerjaan atau dalam mendelegasikan

5. Rasa tidak aman

6. Takut tidak disukai

7. Penolakan untuk mengakui kesalahan

8. Kurangnya kepercayaan pada bawahan

9. Kesempurnaan, menyebabkan kontrol yang berlebihan

10. Kurangnya ketrampilan organisasional dalam menyeimbangkan beban kerja

11. Kegagalan untuk mendelegasikan kewenangan yang sepadan dengan tanggung jawab.

12. Keseganan untuk mengembangkan bawahan

13. Kegagalan untuk menetapkan kontrol dan tindak lanjut yang efektif.

• Hambatan hambatan pada yang diberi delegasi

1. Kurangnya pengalaman

2. Kurangnya kompetensi

3. Menghindari tanggung jawab

4. Sangat tergantung dengan boss

5. Kekacauan [disorganization]

6. Kelebihan beban kerja

7. Terlalu memperhatikan hal hal yang kurang bermanfaat

• Hambatan hambatan dalam situasi

1. Kebijakan tertuju pada satu orang

2. Tidak ada toleransi kesalahan

3. Kekritisan keputusan

4. Urgensi, tidak ada waktu untuk menjelaskan [krisis manajemen]

5. Kebingungan dalam tanggung jawab dan kewenangan.

6. Kekurangan tenaga